Los auditores del condado afirman que los datos del Departamento de Servicios a los Sin Techo son precisos en un 96

"Lo que descubrimos en nuestra muestra es que, en el 96% de los casos, los datos del Departamento de Servicios a Personas sin Hogar eran un reflejo exacto de los datos del proveedor. Fueron unos resultados excelentes", declaró Nicole Dewees, Directora de Auditoría.

Los auditores también confirmaron que el Departamento de Servicios a los Sin Techo está realizando un seguimiento de los datos de colocación en viviendas utilizando las fechas de traslado, no las fechas de inicio del programa. Anteriormente, el Departamento de Servicios a Personas sin Hogar utilizaba la fecha de inicio del proyecto como sustituto de la fecha de traslado debido a las limitaciones del sistema HMIS. Después de que el personal del Departamento de Servicios a los Sin Techo se diera cuenta de que esto no era suficiente y estaba dando lugar a inexactitudes en los datos de colocación, y después de que el gobierno federal actualizara sus directrices para las comunidades de todo el país, el departamento comenzó a desarrollar una forma de realizar un seguimiento de las fechas de traslado como una forma de medir las colocaciones. La urgente necesidad de mejorar los datos de colocación se subrayó en un memorando de 2021 del auditor McGuirk en línea con esos planes establecidos previamente.

"Nos complació descubrir que el Departamento de Servicios para Personas sin Hogar ahora está utilizando la fecha de mudanza de la vivienda para informar sobre las colocaciones de vivienda", dijo Dewees. "Examinamos el año fiscal 2023 y descubrimos que utilizaban el campo correctamente".

La oficina del auditor identificó algunos obstáculos permanentes al uso de los datos, en concreto, las dificultades relacionadas con el actual Sistema de Información de Gestión de Personas Sin Hogar (HMIS), el sistema de datos exigido por el gobierno federal que recopila datos de clientes y programas de los proveedores locales de servicios de vivienda y para personas sin hogar. Los auditores confirmaron que el sistema es difícil de utilizar y que muchos proveedores introducen los datos en un segundo sistema de datos además del HMIS.

"Hemos descubierto que los sistemas de datos duplicados aumentan el riesgo de inexactitud de los datos y son ineficaces", afirma Mandi Hood, Auditora de Gestión.

El informe recomienda implantar una base de datos compatible con una interfaz de programación de aplicaciones, o API, un software que permite que dos aplicaciones "hablen" entre sí. Un sistema HMIS con esa capacidad permitiría a los proveedores de servicios para personas sin hogar cargar datos en HMIS directamente desde sus sistemas internos, en lugar de introducir esos datos varias veces en diferentes programas.

Representantes del Departamento de Servicios a los Sin Techo afirmaron que ahora será posible realizar mejoras de este tipo, gracias a una reciente transferencia del sistema HMIS de la Oficina de Vivienda de Portland al Departamento de Servicios a los Sin Techo.

"Si bien la transferencia del sistema HMIS al condado de Multnomah no implica cambios notables en el software, sienta las bases para que los proyectos e iniciativas clave avancen", dijo la presidenta Jessica Vega Pederson. "Ahora que tenemos el HMIS en casa, controlamos los datos y tenemos la capacidad de hacer los cambios necesarios para ser receptivos en el campo para cumplir con nuestros objetivos y servir a la comunidad."

El Departamento de Servicios a los Sin Techo y el Departamento de Tecnología de la Información del condado se encuentran ya en las primeras fases de contratación de un nuevo proveedor de HMIS que preste servicio a toda la región de los tres condados. Este proceso llevará varios años debido al tamaño y la complejidad del sistema y al número de jurisdicciones y socios implicados, incluidos los condados de Washington y Clackamas. Mientras tanto, el Departamento de Servicios a los Sin Techo podrá introducir en el sistema mejoras que antes no eran posibles, como la mejora de los informes y los cuadros de mando y la capacidad de realizar análisis de datos más rápidos.

El Departamento de Servicios a los Sin Techo ha puesto en marcha un plan de modernización y mejora de los datos, utilizando las mejores prácticas que han dado buenos resultados en los sectores sanitario y de salud pública. Entre otras cosas, se ha reforzado el personal de datos, se ha elaborado una lista nominativa de personas sin hogar crónicas, en estrecha colaboración con la iniciativa Built for Zero, y se está llevando a cabo una labor de control de calidad de los datos.

"Tenemos soluciones provisionales", afirma Anna Plumb, subdirectora del Departamento de Servicios a los Sin Techo. "El hecho de que tengamos el control sobre HMIS significa que podemos diseñar y construir un datamart, algo que podemos superponer al actual sistema HMIS para permitirnos obtener datos de una manera ágil y eficaz".