A informe de junio de 2024 del auditor del condado de Multnomah muestra que el Departamento de Servicios para Personas sin Hogar cumple o supera las expectativas en todas las áreas de supervisión de contratos y tramitación de facturas.
Ver la presentación del Auditor el 16 de julio de 2024
La auditoría se centró en la supervisión de los contratos realizada por el Departamento de Servicios para Personas sin Hogar y otros departamentos del condado. La oficina del auditor comprobó los pagos de facturas efectuados a una muestra de proveedores, buscó pruebas de la supervisión realizada por el personal del condado y encuestó a los proveedores cuyos contratos se seleccionaron para las pruebas.
Según el informe de auditoría recientemente publicado, el Departamento de Servicios a los Sin Techo cumplió o superó las expectativas en lo que respecta a la supervisión de los contratos. El Auditor afirmó que "el personal del Departamento de Servicios a Personas sin Hogar llevó a cabo actividades formales de supervisión, las documentó y las aplicó de forma coherente. El Departamento de Servicios a los Sin Techo cuenta con políticas de supervisión del rendimiento de los contratos a nivel de departamento".
Estas medidas de control incluyen:
- Herramientas de seguimiento interno que recogen los detalles de las facturas, el estado de los contratos y las comunicaciones con los proveedores,
- Evaluaciones anuales de riesgos con resultados documentados por escrito,
- Revisiones anuales del rendimiento con resultados facilitados a los proveedores,
- Control in situ cuando sea necesario, con resultados comunicados por escrito a los proveedores.
El Auditor observó que el Departamento de Servicios para Personas sin Hogar realizaba de forma más sistemática toda la gama de funciones de supervisión de contratos que otros Departamentos del Condado examinados en esta fiscalización.
Las conclusiones de la auditoría de junio de 2024 también siguen a un informe de marzo de 2024 del Departamento de Gestión del Condado sobre las prácticas de contratación del Departamento de Servicios a los Sin Techo. El Departamento de Servicios a los Sin Techo colaboró con el Departamento de Gestión del Condado para poner en marcha un proyecto piloto de evaluación estratégica de la administración de contratos de un año de duración, e implantó con éxito procesos para garantizar el pago puntual, apoyar la previsibilidad y asegurar la coherencia de la información entre los socios.
El informe final de ese proyecto piloto concluyó que el Departamento de Servicios a los Sin Techo ha implantado con éxito procesos para garantizar el pago puntual, apoyar la previsibilidad y asegurar la coherencia de la información entre los socios. Según el informe, "el Departamento de Servicios a los Sin Techo elaboró y aplicó el año pasado un conjunto importante de políticas, herramientas y cursos de formación específicos. Estos han cubierto ampliamente prácticas importantes para garantizar una mayor normalización en el enfoque utilizado en todo el Departamento para administrar los contratos. Aunque aún quedan cosas por hacer, los elementos previstos para su desarrollo colmarán la mayoría de las lagunas de su enfoque actual." Brian Smith, autor del informe final sobre el proyecto piloto, cree que el trabajo del Departamento de Servicios a los Sin Techo para formalizar su enfoque de la administración de contratos podría servir de modelo en todos los departamentos del Condado.
Ese informe de marzo de 2024 mostraba que en el último año, el Departamento de Servicios a los Sin Techo:
- Desarrollo de más de 25 políticas/procedimientos y rastreadores para apoyar prácticas de administración coherentes en todos los contratistas.
- Creación de plantillas para las comunicaciones clave con los proveedores
- Mejora de los procesos internos de revisión y aprobación
- Orientación más clara sobre los requisitos de reembolso
- Realización de auditorías internas continuas de los rastreadores de revisiones para identificar áreas de mejora de la comunicación.
- Desarrollo de una serie de 8 cursos de formación y Comunidades de Práctica para garantizar una formación coherente y un desarrollo continuo.
- Establecer esfuerzos regulares de coherencia y mejora de la calidad para garantizar la capacidad de respuesta a las necesidades de la comunidad y del programa.
Tras este año de implantación de nuevos procesos de supervisión de contratos en el Departamento de Servicios a los Sin Techo, el HSD cuenta ahora con un sistema de supervisión de contratos que ha sido recomendado por el Departamento de Gestión del Condado como modelo para la gestión de contratos en todo el condado.
En el próximo ejercicio fiscal (2025), el Departamento de Servicios a los Sin Techo tiene planes detallados para garantizar una mejora continua de la calidad, centrándose en tres áreas: supervisión de contratos, prácticas empresariales fiscales y compromiso.
Entre las prácticas que se aplicarán y mantendrán en el año fiscal 2025:
- Revisiones y actualizaciones periódicas de todos los procesos y procedimientos
- Implantación de un proceso de auditoría interna para la supervisión periódica
- Trabajar con el Departamento Fiscal en el desarrollo de una política de pagos anticipados y desarrollar un flujo de trabajo con acciones/plazos.
- Encuesta anual y sesiones de escucha internas y externas
- Trabajar con el grupo de trabajo de equidad en la contratación para apoyar la contratación de organizaciones proveedoras culturalmente específicas y utilizar el marco de evaluación para ayudar a configurar nuestros procesos de administración de contratos.
La auditoría de junio de 2024 no es un seguimiento directo del informe de auditoría del Condado de 2023 sobre el Departamento de Servicios para Personas sin Hogar en el que se describían las dificultades del departamento en materia de gestión de contratos y comunicación con los proveedores. El Departamento de Servicios para Personas sin Hogar ya había comenzado a aplicar o había completado muchas de las recomendaciones de la auditoría de 2023 cuando se completó la auditoría de 2024.
La supervisión de los contratos es una de las principales funciones del Departamento de Servicios a los Sin Techo. El Departamento de Servicios a Personas sin Hogar contrata a más de 60 organizaciones proveedoras que prestan los servicios críticos de primera línea financiados por el departamento. La supervisión de esos contratos incluye el seguimiento del rendimiento de los proveedores y la evaluación de los resultados, lo que ayuda a garantizar que los servicios necesarios se prestan a nuestra comunidad de manera eficaz.
La supervisión de los contratos también es fundamental para garantizar que nuestros proveedores cobren a tiempo, lo que respalda la labor del Departamento de Servicios a las Personas sin Hogar a la hora de abordar los retos que desde hace tiempo afectan a la mano de obra en el sector de los servicios a las personas sin hogar (tal y como se indica en el estudio salarial 2023 del Departamento de Servicios a los Sin Techo). Esto es esencial para apoyar a los trabajadores de primera línea que están haciendo el trabajo crítico de ayudar a las personas a mudarse a una vivienda, apoyar a las personas en el refugio, la realización de divulgación en la calle y más.