La región de los tres condados elige un nuevo proveedor de bases de datos de servicios para personas sin hogar
Los condados de Multnomah, Washington y Clackamas han dado un paso más hacia una verdadera respuesta regional al problema de las personas sin hogar y han seleccionado a un proveedor que les proporcionará un sistema moderno, transparente y centrado en los servicios para el seguimiento y la notificación de los datos sobre personas sin hogar.
BitfocusBitfocus, una empresa tecnológica con experiencia nacional en el suministro de sistemas tecnológicos de respuesta a personas sin hogar, trabajará con los tres condados y decenas de proveedores comunitarios para sustituir el anticuado Sistema de Información de Gestión de Personas sin Hogar (HMIS) de la región.
Mejores datos conducen a decisiones más informadas. Invertir en nuevas tecnologías contribuirá a garantizar datos precisos y puntuales y a aumentar la rendición de cuentas, al tiempo que ayudará a los trabajadores de primera línea, a los responsables de la toma de decisiones y a toda la comunidad a avanzar en la lucha contra la crisis de los sin techo.
El Sistema de Información de Gestión de Personas Sin Hogar es una base de datos exigida por el gobierno federal que recoge y gestiona datos sobre personas sin hogar y servicios para personas sin hogar. Para el área de los tres condados, el sistema sirve como un centro donde las organizaciones comunitarias, las agencias gubernamentales y los proveedores de servicios pueden compartir información en tiempo real sobre las personas sin hogar.
El nuevo sistema mejorará las prestaciones
La tecnología proporcionada por Bitfocus servirá mejor a la comunidad y aumentará la transparencia en torno al trabajo, a la vez que será más fácil de usar. Las nuevas funciones incluirán:
- Un mejor sistema de seguimiento de las camas disponibles, que simplifique el proceso tanto para las personas que buscan refugio como para los proveedores.
- Introducción de datos más fácil y móvil para los trabajadores de calle, lo que garantiza que los servicios de proximidad estén mejor organizados y sean más específicos.
- Un portal que permitiría a las personas que reciben servicios para personas sin hogar acceder y consultar su información por sí mismas, algo que no está disponible actualmente.
- Más oportunidades para integrar directamente los datos de los servicios para personas sin hogar con otros sistemas de atención (como la sanidad).
- Mejores informes y análisis que faciliten a proveedores y cargos electos la toma de decisiones políticas y programáticas basadas en datos.
Un sistema de 19 años de antigüedad ya no satisface las necesidades de la comunidad
El sistema actual, creado en 2006, es anterior a la importante expansión de la financiación local para los servicios para personas sin hogar que comenzó en 2015 y creció aún más cuando los votantes aprobaron la Medida de Servicios de Vivienda de Apoyo de Metro en 2020. En su lugar, se centró principalmente en la presentación de informes de cumplimiento para los programas de servicios financiados con fondos federales.
Y a medida que los servicios han ido creciendo localmente, los sistemas de datos necesarios para apoyarlos también han tenido que hacerse más sofisticados.
Hoy en día, el Sistema de Información de Gestión de Personas Sin Hogar ya no es sólo una herramienta de cumplimiento; sirve de base para la gran mayoría de los datos locales sobre personas sin hogar. Casi todos los proveedores que reciben financiación del condado en la región de Portland para servicios a personas sin hogar introducen datos en el sistema, resultado de un trabajo deliberado para mejorar la introducción de datos en todos los proveedores.
El sistema, administrado inicialmente por la Oficina de Vivienda de Portland, pasó al control del condado de Multnomah en 2024. Esta transferencia, junto con una serie de mejoras en los datos llevadas a cabo por el Departamento de Servicios para Personas sin Hogar, ha permitido al condado de Multnomah crear una lista nominativa de las personas sin hogar. Esta lista es la base de un panel mensual recientemente presentado sobre el número de personas sin hogar y los servicios que reciben.
Los tres condados están utilizando el sistema de datos de formas mucho más complicadas que para las que fue diseñado, y desde hace años está claro que el sistema actual ya no satisface las necesidades de la comunidad.
En 2023, el condado de Multnomah contrató a Gartner Consulting para analizar el sistema actual. El análisis puso de manifiesto las claras limitaciones del anticuado sistema de información para la gestión de los sin techo y ayudó a definir una visión de lo que podría ofrecer un sistema nuevo y mejorado. Un informe de 2024 del auditor del condado de Multnomah llegó a conclusiones similares, demostrando que, aunque los datos de realojamiento del Departamento de Servicios a Personas Sin Hogar eran precisos en un 96%, seguía siendo necesario un mejor sistema de datos en general.
"Mejorar nuestro complejo sistema de datos es un proyecto a largo plazo. Llevamos años preparándolo y aún nos queda mucho para completarlo", afirma Anna Plumb, directora interina del Departamento de Servicios para Personas sin Hogar del Condado de Multnomah. "Estamos listos para ponernos a trabajar con Bitfocus para crear un sistema que satisfaga las necesidades de nuestra comunidad y nos dé más herramientas para entender y acabar con el sinhogarismo".
"La falta de vivienda es un reto regional que nos afecta a todos", declaró Molly Rogers, directora ejecutiva del Departamento de Servicios de Vivienda del condado de Washington. "Este nuevo sistema nos permitirá ver más claramente la forma en que la falta de vivienda cruza las fronteras de los condados y seguir colaborando en soluciones regionales de vivienda."
"Nuestro Sistema de Información de Gestión de Personas Sin Hogar es una inversión crítica para todo el sistema", ha declarado Shannon Callahan, Directora de la División de Vivienda y Desarrollo Comunitario del Condado de Clackamas. "Estamos deseando colaborar con nuestros socios regionales para reforzar los sistemas de información en los que todos confiamos para atender a nuestros residentes más vulnerables."
El trabajo para mejorar los datos sobre personas sin hogar de la región ha sido posible gracias a la Medida de Servicios de Vivienda de Apoyo de Metro, aprobada por los votantes en 2020.
"Al crear un sistema de datos más inteligente y conectado, no sólo mejoramos la eficiencia, sino que facilitamos a los equipos de divulgación y otros trabajadores de primera línea la tarea de ofrecer a las personas que viven en nuestras calles la ayuda adecuada en el momento oportuno", declaró Liam Frost, Director Interino de Vivienda de Metro.
En el proceso de contratación participan docenas de organizaciones asociadas
El proceso regional de contratación de un nuevo proveedor fue dirigido por el condado de Multnomah, con el apoyo de los condados de Washington y Clackamas, y contó con la participación de 82 empleados que representaban a más de 40 organizaciones, incluidos proveedores comunitarios y distintos organismos gubernamentales.
Bitfocus, que proporciona sistemas de datos en Los Ángeles y el condado de King, entre otras comunidades, impresionó constantemente al panel de puntuación y a los expertos en la materia por su potente pero sencilla interfaz de usuario, su adecuación a las necesidades futuras, su filosofía de colaboración con el cliente y su compromiso con la erradicación del sinhogarismo.
Bitfocus demostró que puede crear un software fácil de usar, que ofrece informes y cuadros de mando mejores y más sólidos, que se integra perfectamente con otros sistemas de software y que tiene muchas otras funciones que no son posibles con el software actual.
Próximos pasos
Debido a la complejidad del proyecto y al número de socios implicados, el trabajo de entrega, perfeccionamiento y puesta en marcha de un nuevo sistema tardará algunos años más en alcanzar su plena implantación. Inicialmente, los condados de Multnomah, Washington y Clackamas se centrarán en la transición de los servicios y proveedores existentes a la nueva plataforma. A continuación, los condados trabajarán en la ampliación de la plataforma para obtener datos mejorados en los programas de divulgación y acogida.
El despliegue de un nuevo sistema a docenas de proveedores de toda la región que prestan una mezcla diversa de servicios requerirá una sólida formación, junto con un trabajo continuo para garantizar que los datos sean precisos. Al invertir en este proceso de transición deliberado, los condados pueden garantizar que el resultado final alcance los objetivos de la comunidad: un sistema mejor que permita a los proveedores, administradores y líderes electos utilizar los datos de formas nuevas e innovadoras.
